Het takenpakket van de Syndicus

1. Administratief en financieel beheer

1.1. Administratief beheer

  • Implementeren van de ontvangen basisgegevens van het gebouw (bouwtechnische, financiële, juridische en administratieve gegevens).
  • Voorbereiden van vergaderingen: raad van mede-eigendom, jaarlijkse algemene vergadering, bijkomende bijzondere algemene vergaderingen ed.
  • Opstellen en verzenden van oproepingsbrieven en verslagen van voornoemde vergaderingen.
  • Vertegenwoordigen van de mede-eigenaars bij het onderschrijven van contracten zoals bijvoorbeeld de contracten met personeel, onderhoudsfirma’s, verzekeringsmaatschappijen, toeleveringsbedrijven, contracten voor herstellingswerken, expertises enz.
  • Vertegenwoordigen van de mede-eigenaars in alle andere daden:
    • betwistingen met derden
    • betwistingen met mede-eigenaars
  • Voor de berekening van lonen, RSZ e.d. van een eventuele conciërge, werkvrouw of ander personeel in dienst van de vereniging van mede-eigenaars wordt een beroep gedaan op een gespecialiseerd sociaal secretariaat. In functie van de automatische gegevensverwerking worden alle berekeningen gecentraliseerd bij het sociaal secretariaat SD WORX.
  • Het beheer van gemeenschappelijke verzekeringspolissen, opvolgen vervaldata, behandeling en opvolging van schadegevallen.
  • Secretariaatswerk.

1.2. Financieel beheer

  • Beheer werkingskapitaal en reservekapitaal.
  • Beheer van gemeenschappelijke bankrekeningen. Elk gebouw heeft zijn eigen zichtrekening en, indien van toepassing, eigen spaarrekening.
  • Uitvoeren van betalingen namens de vereniging van mede-eigenaars.
    In functie van de automatische gegevensverwerking dient de zichtrekening en spaarrekening van de vereniging van mede-eigenaars geopend te worden bij één der financiële instellingen in het kantoor door de syndicus te bepalen.
  • Het verdelen van de kosten over de mede-eigenaars per verde¬lingsnorm en de verzending van jaarlijkse onkostenverdelingen. Eventueel opvragen van kwartaalvoorschotten en extra provisies.
  • Het invorderen van verschuldigde bedragen bij de mede-eigenaars (eventuele achterstallige dossiers overhandigen aan en begeleiden bij een advocaat).
  • Opstellen van een jaarlijkse balans en de wettelijk verplichte begrotingen dewelke worden voorgelegd op de jaarlijkse algemene vergadering.

m.a.w. het voeren van een transparante en correcte boekhouding. De door ons beheerde fondsen zijn gewaarborgd door middel van een verzekering ‘derdengelden’ en onze beroepsaansprakelijkheid is eveneens verzekerd.

2. Technisch beheer

  • Beheer van de onderhoudscontracten. Klachten of opmerkingen in verband hiermee behandelen.
  • Opvolgen herstellingen van defecten aan de technische installaties. Voor dringende technische interventies zijn we buiten de kantooruren steeds bereikbaar.
  • Opvragen en vergelijken van offertes voor herstellings- of renovatiewerken.
  • Bestellen en opvolgen van herstellings- of renovatiewerken na de goedkeuring van het project door de mede-eigenaars.
  • Opvolgen van vochtproblemen met eigen meetapparatuur.

m.a.w. het in stand houden en/of verbeteren van het gemeenschappelijk patrimonium.

3. Juridisch beheer

  • Vertegenwoordigen en begeleiden van de vereniging van mede-eigenaars bij juridische geschillen.
  • Invorderen achterstallige betalingen.
  • Begeleiden bij wijziging van de statuten.

→ Alle taken, zoals hiervoor omschreven, worden uitgevoerd conform de bepalingen opgenomen in de statuten, de beslissingen van de algemene vergadering en conform de wet op de mede-eigendom. In deze wet worden de taken van de syndicus bepaald.

Offerte aanvragen