De syndicus en zijn takenpakket

Het takenpakket van de syndicus blijkt uit de nieuwe wet op de mede-eigendom die van kracht is sinds 1 september 2010.
Hierbij alvast de voornaamste taken die bij 03beheer/colpaert bvba bijzondere aandacht krijgen.

1. Administratief en financieel beheer

1.1. Administratief beheer

• Verzamelen van de basisgegevens van het gebouw (bouwtechnische, financiële, juridische en administratieve gegevens).
• Voorbereiden van vergaderingen: raad van mede-eigendom,  jaarlijkse algemene vergadering, bijkomende bijzondere algemene vergaderingen edm.
• Opstellen en verzenden van oproepingsbrieven en verslagen van voornoemde vergaderingen.
• Vertegenwoordiging van de mede-eigenaars bij het onderschrijven van contracten zoals bijvoorbeeld: contracten met personeel, onderhoudsfirma's, verzekeringsmaatschappijen, toeleveringsbedrijven, contracten voor herstellingswerken, expertises enz.
• Voor de berekening van lonen, RSZ e.d. van een eventuele conciërge, werkvrouw of ander personeel in dienst van de vereniging van mede-eigenaars wordt een beroep gedaan op een gespecialiseerd sociaal secretariaat. In functie van de automatische gegevensverwerking worden alle berekeningen gecentraliseerd bij het sociaal secretariaat SD WORX. Dit is niet van toepassing bij tewerkstelling door PWA of indien het onderhoud in eigen beheer wordt georganiseerd.
• Vertegenwoordiging van de mede-eigenaars in alle andere daden:
     - betwistingen met derden
     - betwistingen met mede-eigenaars
• Secretariaatswerk.                                                                                                                    

1.2. Financieel beheer

• Samenstelling en beheer van een werkingsfonds en van een eventueel reservefonds.
• Controle en inschrijving van de gemeenschappelijke rekeningen. Elk gebouw heeft zijn eigen zichtrekening en, indien van toepassing, eigen spaarrekening.
• Opmaken van de betalingsdocumenten.
• Betalen van de gemeenschappelijke rekeningen.
  In functie van de automatische gegevensverwerking dient de zichtrekening en spaarrekening van de vereniging van mede-eigenaars geopend te worden bij één der  financiële instellingen in het kantoor door de syndicus te bepalen.
  
• Het verdelen van de kosten over de mede-eigenaars per verdelingsnorm en de verzending van driemaandelijkse, zesmaandelijkse of jaarlijkse afrekeningen. Eventueel opvraging van voorschotten.
• Het invorderen van verschuldigde bedragen bij de mede-eigenaars (eventuele achterstallige dossiers overhandigen aan en begeleiden bij een advocaat).
• Opstelling van een jaarlijkse balans die wordt voorgelegd op de jaarlijkse algemene vergadering.

→        m.a.w. het voeren van een transparante en correcte boekhouding. De door ons beheerde fondsen zijn            gewaarborgd door middel van een verzekering 'derdengelden' en onze beroepsaansprakelijkheid is
           eveneens verzekerd.

2. Technisch beheer

of met andere woorden het in stand houden en/of verbeteren van het gemeenschappelijk patrimonium.

• Advies en jaarlijkse evaluatie betreffende onderhoudscontracten en onderhoudswerken, verbeteringen en verfraaiingen.
  De werking en het goed onderhoud van de gemeenschappelijke diensten opvolgen, klachten of opmerkingen in verband hiermee onderzoeken en oplossingen aanbrengen. De opmaak van jaarlijkse begrotingen die worden voorgelegd op de jaarlijkse algemene vergadering.
• Vrijblijvende opvraging en vergelijking van prijsoffertes voor herstellings- of renovatiewerken. Voor courante zaken zoals dak-, gevel- en terrasproblemen bieden we concreet technisch advies inzake innovatieve renovatietechnieken die bovendien een verzekerde garantie kunnen bieden.
• In het kader van het huidige fiscaalgunstige energiebeleid kunnen we eveneens concrete voorstellen voorleggen inclusief rendementsberekeningen.
• Bestelling en opvolging van herstellings- of renovatiewerken na goedkeuring van het project door de mede-eigenaars.
• Opvolging van vochtproblemen met eigen meetapparatuur.
• Opvolging herstelling van defecten aan de technische installaties, steeds in overleg met de raad van mede-eigendom. Voor dringende technische interventies zijn we 24u op 24u bereikbaar, 7 dagen op 7.
• Het beheer van gemeenschappelijke verzekeringspolissen, opvolgen vervaldata, behandeling en opvolging van schadegevallen.   

3. Juridisch beheer

• Adviesverlening bij juridische geschillen teneinde de rechten van de vereniging van mede-eigenaars te vrijwaren.
• Invordering achterstallige betalingen.
• Begeleiding van juridische procedures waarbij de aansprakelijkheid van de vereniging van mede-eigenaars in het gedrang komt.

• Begeleiding van wijzigende of aanvullende statuten

→     Alle taken, zoals hiervoor omschreven, worden uitgevoerd conform de bepalingen opgenomen in het
        reglement van mede-eigendom, de notariële basisakte, het huishoudelijk reglement en de
        beslissingen van de algemene vergadering en uiteraard in nauwe samenwerking met de voorzitter en/of
        raad van mede-eigendom van uw gebouw. Deze taken dienen geenszins limitatief te worden opgevat doch
        geven u reeds een beeld van ons dienstenpakket.

In het algemeen de taken zoals door de wetgever voorzien in de wet op de mede-eigendom.

Terug naar boven